资产设备管理处

日元贷款仪器设备接机验收程序

根据上级有关日元贷款项目实施要求和学校仪器设备管理规定,为了做好日元贷款项目仪器设备的接机验收工作,保证仪器质量和日后正常运转,特制定本程序。

一、接机验货

仪器设备到校后,有关项目院(系)要组织人员会同送货人对仪器设备外包装及外形的完好状况进行检查,如发现外包装或设备表面有异常现象(受潮、锈蚀、损伤等)应及时拍照并书写备忘录经双方签字备查;要根据合同和装箱单(需由厂商开箱的除外),认真进行品种和数量清点,核对主机、配套设备、配件、选件及软件、资料等是否齐全,型号、规格、制造厂等是否与合同相符,如发现品种和数量短缺亦应书写备忘录经双方签字备查。院(系)给送货人打收条表示收到货物。

如需由厂商开箱的,各相关院(系)要将货物妥善保管,待厂商来校后一起开箱验货,必要时还应请商检人员一起参加。

二、仪器设备验收的技术准备

各单位成立3人以上验收小组,制定验收工作要点,明确测试检验项目及工作程序,选择技术水平较高且对该设备有较多了解的人员担任小组的技术负责人。验收小组的技术人员在验收前,必须熟悉订货合同,阅读产品说明书,以便对设备的组成和性能有比较全面的了解。

三、安装调试院(系)验收

1、按合同规定由供货厂商安装调试的设备,必须在厂商技术人员到达后双方共同拆箱,必要时还应请商检人员一起参加验收。

2、设备拆箱后,对其外形完好情况进行认真检查,如有损坏,立即拍照;按照合同要求逐项核对主机、配套设备、配件、选件及软件、资料等是否齐全,规格、型号、制造厂等是否与所订合同相符。确认无误后,再由厂商安装调试。

3、院系验收小组验收。待厂商安装调试完毕,院系验收小组按照合同规定和产品说明书对设备的质量、功能和技术指标进行验收,要注意技术指标数据的重现性和稳定性,必要时连续运转,严格考机。

4、有培训项目的仪器设备,操作人员及维护人员经厂商培训必须掌握仪器设备的基本技术。

5、验收完毕及时填写《西北大学利用日本国际协力银行日元贷款建设“中西部人才培养项目”仪器验收报告》及远东公司提供的英文格式验收报告一式五份,供货商安装调试人员及验收小组均应在报告上签名,验收报告暂存使用单位,以待学校验收时查阅。

6、院(系)验收无问题时,应及时签写远东公司提供的英文格式到货证明,一式五份,使用人、单位负责人签名盖章送学校贷款办公室。

7、使用人将有关原始资料,包括合同及附件、装箱单、验收纪要、备忘录、验收登记表整理成册,待学校验收检查。进口设备包装箱原则上保留半年,以备索赔返修装箱之用。

四、学校验收

仪器设备考机试运行一个月左右,由资产设备处组织学校相关部门和专家进行验收。

1、听取院(系)验收及试运行情况的报告;

2、现场考察设备的质量、功能和技术指标是否达到合同要求;

3、检查使用人对仪器设备原始资料整理是否合规;

4、学校验收后,各院(系)将远东公司提供的英文格式验收报告一式五份,由使用人、单位负责人签字,送贷款办公室。

五、办理索赔

按照有关规定,进口货物索赔期一般从货物到港站之日起计算三个月之内。故凡仪器设备有问题要求办理索赔事宜的,必须在前二十天提出报告,由商检部门出证,交由远东公司办理索赔。

为此要求各项目院(系)在设备拆箱安装调试验收的过程中要做好详细记录,除数量短缺外,对设备损坏及安装调试过程中发生的异常现象,要详尽记载,必要时要进行拍照、及时做备忘录,做好向厂商提出索赔的依据。

六、建立资产账卡事宜,按学校规定程序办理。
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